PR, PO, 입고 처리 운영

AnyVet Smart의 구매 흐름은 PR(Purchase Requisition) -> PO(Purchase Order) -> Receive 순서로 이어집니다. 재고팀, 관리자, 원무가 같은 데이터를 공유해야 하므로 상태 전환을 임의로 건너뛰지 않는 것이 중요합니다.

전체 흐름 요약

1. 현장 또는 담당자가 PR을 작성합니다.
2. 검토 후 SUBMITTED, APPROVED로 올립니다.
3. 승인된 PR을 기준으로 PO를 생성합니다.
4. 공급처 발주 후 실제 물품이 도착하면 Receive 화면에서 입고 수량, 배치번호, 만료일을 기록합니다.
5. 입고 결과는 Receive Order 이력과 Stock 잔량에 반영됩니다.

PR 화면 운영

/stock/pr-po에서 PR 탭을 선택하면 구매요청 목록을 봅니다.

PR 화면에서 보는 정보

• 생성일시
• PR 번호
• 요청자
• 연결된 공급처
• 상태

PR 상태 흐름

코드 기준 상태는 다음 순서로 운영됩니다.

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• REJECTED
• CONVERTED
• FULLY_CONVERTED
• CANCELLED

실무 해석

• DRAFT: 아직 내부 검토 전입니다.
• SUBMITTED: 승인 요청이 올라간 상태입니다.
• APPROVED: 발주 생성이 가능한 상태입니다.
• CONVERTED / FULLY_CONVERTED: 일부 또는 전체 품목이 PO로 전환된 상태입니다.
• REJECTED: 내용 보정이 필요합니다.
• CANCELLED: 해당 요청은 더 이상 사용하지 않습니다.

PR에서 바로 할 수 있는 작업

• 상세 보기
• 초안 편집
• 상태 변경
• 승인된 PR을 PO로 변환

⚠️ Warning: 초안이 아닌 PR을 수정해야 할 때는 먼저 현재 상태가 운영 정책상 되돌릴 수 있는지 확인하세요. 승인 이후에는 수정 대신 새 PR을 만들거나 변환 후 조정하는 편이 추적에 유리합니다.

PO 화면 운영

같은 /stock/pr-po 안에서 PO 탭으로 전환하면 발주서 목록을 봅니다.

PO 화면에서 보는 정보

• 생성일시
• PO 번호
• 연결된 PR 번호
• 공급처
• 상태

PO 상태 흐름

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• PARTIALLY_RECEIVED
• RECEIVED
• CANCELLED

실무 해석

• APPROVED: 발주가 확정되었고 입고를 기다리는 상태입니다.
• PARTIALLY_RECEIVED: 일부 수량만 들어왔습니다.
• RECEIVED: 입고 처리가 완료되었습니다.

PO에서 이어지는 핵심 행동

PO 상태를 RECEIVED로 넘기면 단순 상태 변경으로 끝나지 않고 실제 입고 등록 화면으로 이동합니다. 즉, 이 단계는 반드시 물류 실물과 대조하면서 처리해야 합니다.

Receive 화면에서 실제 입고 처리하기

입고는 /stock/add-receive/[poId] 화면에서 수행합니다.

입고 화면에서 먼저 확인할 것

• PO 번호
• 공급처
• 총 품목 수
• 완전 입고 수
• 부분 입고 수
• 대기 품목 수

품목별로 입력하는 정보

• 이번에 받은 수량(receivingQty)
• batch number
• expiry date

입고 처리 원칙

• 실물 수량이 주문 수량보다 적으면 실제 받은 수량만 기록합니다.
• 약품이나 유효기간 관리 품목은 batch number와 expiry date를 가능한 한 모두 입력합니다.
• 남은 수량은 다음 부분 입고에서 이어서 처리합니다.

초과입고 처리

입력 수량이 남은 수량보다 크면 시스템이 초과입고 여부를 경고합니다. 이때는 공급처 오배송, 증정분, 단위 착오인지 확인한 뒤에만 계속 진행해야 합니다.

⚠️ Warning: 초과입고를 허용하면 재고 자산과 발주 수량의 차이가 생깁니다. 회계 또는 구매 승인 없이 습관적으로 허용하면 월말 정산이 어긋납니다.

Receive Order 이력 확인

/stock/receive-order는 실제 입고 완료 이력을 확인하는 화면입니다.

이 화면이 필요한 상황

• 특정 PO가 언제 입고됐는지 확인할 때
• batch/expiry 입력 누락 여부를 점검할 때
• 공급처 납기 지연 또는 분할 납품 이력을 검토할 때
• 재고 증가 원인을 소급 확인할 때

운영 역할 분담 예시

접수/스태프

• 직접 PR을 만들 수는 있어도 승인권자는 아닐 수 있습니다.
• 부족 품목 발견 시 요청을 올리는 역할에 집중합니다.

병원 관리자

• PR 승인
• 공급처와 발주 조건 검토
• PO 확정

재고 담당자 또는 책임 스태프

• 실물 입고 대조
• batch/expiry 입력
• 부분 입고와 초과입고 확인

운영 팁

• PR 단계에서 품목명과 단위를 꼼꼼히 맞추면 입고 오차가 줄어듭니다.
• PO를 발행한 뒤에는 공급처를 구두로 바꾸지 말고 시스템 기록을 먼저 맞추세요.
• 약품은 Receive 시점에 유통기한을 입력해 두어야 만료 위젯이 정상 동작합니다.
• 분할 납품이 잦은 공급처는 Receive Order 화면을 주간 점검 항목에 넣는 편이 좋습니다.

관련 문서