สร้างการนัดหมาย

AnyVet Smart รองรับรูปแบบการจองหลัก 2 แบบ คือการนัดหมายมาตรฐานสำหรับลูกค้าและสัตว์เลี้ยงที่มีอยู่แล้ว และแบบรวดเร็วที่สร้างการลงทะเบียนและการนัดหมายในขั้นตอนเดียว

ใครควรอ่านเอกสารนี้

• พนักงานต้อนรับและเจ้าหน้าที่หน้าร้าน
• ผู้ใช้ที่ดูแลเคส walk-in หรือเคสที่จองล่วงหน้า
• ผู้ใช้ที่เริ่มกระบวนการนัดหมายจากหน้าลูกค้า

จุดเริ่มต้นของเวิร์กโฟลว์

โดยทั่วไปการนัดหมายจะเริ่มจากหนึ่งในจุดต่อไปนี้

• เปิด modal การนัดหมายใหม่จาก Schedule / Appointment
• เลือก Book Appointment จาก workspace รายละเอียดใน Customer

การเริ่มจากหน้าลูกค้าช่วยลดการกรอกข้อมูล เพราะระบบรู้บริบทของลูกค้าหรือสัตว์เลี้ยงปัจจุบันอยู่แล้ว

เวิร์กโฟลว์การนัดหมายแบบมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 1. เลือกประเภทการนัดหมาย

ขั้นตอนแรกของ modal จะถามว่าต้องการใช้เวิร์กโฟลว์แบบใด

• Returning: สำหรับลูกค้าและสัตว์เลี้ยงที่มีอยู่แล้ว
• Quick: สำหรับการลงทะเบียน + การนัดหมายแบบรวดเร็ว

สำหรับลูกค้าที่ลงทะเบียนแล้ว ตัวเลือกปกติคือ Returning

ขั้นตอนที่ 2. เลือกลูกค้าและสัตว์เลี้ยง

ในเวิร์กโฟลว์มาตรฐาน ให้เลือกลูกค้าก่อน แล้วจึงเลือกสัตว์เลี้ยงของลูกค้าคนนั้น

หากเริ่มจาก workspace ลูกค้า บางส่วนของบริบทนี้อาจถูกกรอกไว้แล้ว

ขั้นตอนที่ 3. กรอกรายละเอียดการนัดหมาย

ฟิลด์ทั่วไปของการนัดหมายได้แก่

• วันที่นัดหมาย
• เวลาเริ่ม
• เวลาสิ้นสุด
• สัตวแพทย์ (ไม่บังคับ)
• Purpose Group (บังคับ)
• Purpose (ไม่บังคับ)
• Chief Complaint
• Instruction
• Note

กฎสำคัญของการกรอกข้อมูล

• วันที่นัดหมายต้องไม่เร็วกว่า today
• เวลาสิ้นสุดต้องช้ากว่าเวลาเริ่ม
• สามารถเว้นเวลาเริ่มไว้ได้ ซึ่งจะเป็นการนัดหมายแบบไม่ระบุเวลา
• เวลาสิ้นสุดจะใช้ได้ก็ต่อเมื่อมีเวลาเริ่ม
• หากไม่ได้ตั้งเวลาสิ้นสุดเอง UI อาจแนะนำเวลาที่ช้ากว่าเวลาเริ่มประมาณ 30 นาที

Note: ต้องระบุ Purpose Group เสมอ แม้เหตุผลของการมาพบแพทย์จะดูกว้าง แต่กลุ่มนี้มีความสำคัญต่อการ route คิวและความสม่ำเสมอของรายงาน

ขั้นตอนที่ 4. ตรวจสอบสรุป

ก่อนบันทึก ให้ยืนยัน

• วันที่และเวลา
• ข้อมูลลูกค้าและสัตว์เลี้ยง
• สัตวแพทย์ที่มอบหมาย
• purpose group และ purpose
• chief complaint และ note

ขั้นตอนที่ 5. สร้างรายการให้เสร็จ

เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะสร้างการนัดหมาย โดยส่วนใหญ่จะเริ่มที่ PENDING และย้ายเข้าสู่คิวที่ใช้งานจริงภายหลังผ่านการ เช็กอิน หรือการโอนคิว

เวิร์กโฟลว์การนัดหมายแบบรวดเร็ว

ใช้เวิร์กโฟลว์แบบรวดเร็วเมื่อจำเป็นต้องลงทะเบียนและจองพร้อมกัน ภายในระบบจะสร้างลูกค้าและสัตว์เลี้ยงก่อน จากนั้นจึงสร้างการนัดหมาย OPD

เมื่อใดที่ quick appointment เหมาะสม

• ผู้ป่วย walk-in รายใหม่ต้องลงทะเบียนทันที
• เคสมีความเร่งด่วน และการเข้าถึงการรักษาสำคัญกว่าความครบถ้วนของข้อมูลประชากร
• ทีมมีเพียงข้อมูลขั้นต่ำจากการจองทางโทรศัพท์

สิ่งที่ quick appointment เก็บข้อมูล

เวิร์กโฟลว์นี้รวมข้อมูล 3 กลุ่มเข้าด้วยกัน

• ข้อมูลลูกค้า
  • ชื่อ
  • เบอร์โทรศัพท์
• ข้อมูลสัตว์เลี้ยง
  • ชื่อสัตว์เลี้ยง
  • ชนิดสัตว์
  • วันเกิดหรือข้อมูลอายุ
  • ค่าเริ่มต้นพื้นฐาน เช่น น้ำหนัก
• ข้อมูลการนัดหมาย
  • สัตวแพทย์
  • Purpose Group
  • Purpose
  • Chief Complaint

Warning: Quick appointment ถูกออกแบบมาเพื่อความเร็ว ไม่ใช่ความสมบูรณ์ของโปรไฟล์ หลังสร้างแล้วควรเปิดรายการอีกครั้งและเติมข้อมูลที่ขาดผ่าน

หมายเหตุสำหรับการจองจากหน้าลูกค้า

• หากเลือกสัตว์เลี้ยงไว้ การนัดหมายจะถูกสร้างให้สัตว์เลี้ยงตัวนั้น
• หากสาขาเปิดใช้ extended services ผู้ใช้อาจต้องเลือกหมวดบริการก่อน แล้วจึงไปต่อสู่เวิร์กโฟลว์ทางการแพทย์
• การจอง hotel, grooming หรือ pet taxi อาจแยกไปยังเวิร์กโฟลว์บริการของตัวเองแทนการนัดหมายทางการแพทย์

สิ่งที่มักเกิดขึ้นต่อจากนี้

• ใช้ การเช็กอินภายในวันเดียวกัน หรือการโอนคิว เมื่อผู้ป่วยมาถึงจริง
• อ่านต่อที่ สำหรับการปฏิบัติงานในวันเดียวกัน
• ใช้ เมื่อต้องตีความการเปลี่ยนสถานะ

เอกสารที่เกี่ยวข้อง