บันทึกการปรับสต็อกและการเบิกจ่าย

หาก receiving คือเส้นทางอย่างเป็นทางการในการเพิ่มสต็อก Adjustment และ Withdrawal ก็คือเส้นทางอย่างเป็นทางการในการอธิบายสต็อกที่เปลี่ยนแปลงหรือออกจากระบบไปแล้ว

ใช้หน้าจอไหน เมื่อใด

Adjustment

/stock/adjustment ใช้แก้ไขยอดใน ledger

ตัวอย่างที่เหมาะสม

• กระทบยอดจากการนับสต็อก
• แก้ไขสต็อกเสียหาย สูญหาย หรือถูกทิ้ง
• แก้ความผิดพลาดจากการลงทะเบียนตั้งต้น

Withdrawal

/stock/withdrawal ใช้บันทึกการใช้จริงหรือการนำสต็อกออก

ตัวอย่างที่เหมาะสม

• ใช้ภายใน
• การใช้ในห้อง treatment
• แจกเป็นตัวอย่าง
• การใช้สต็อกที่ไม่ผ่าน POS

Movement History

/stock/movement-history คือ audit trail ของการเคลื่อนไหวสต็อก

ตัวอย่างที่เหมาะสม

• ตามหาว่าทำไม item เพิ่มหรือลด
• เปรียบเทียบ flow ของการซื้อ การปรับ การเบิก การขาย และการใช้
• เตรียมหลักฐานสำหรับการสืบค้น

ใช้งาน Adjustment

ลำดับสถานะของ Adjustment

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• REJECTED
• CANCELLED

เวิร์กโฟลว์ที่แนะนำ

1. เขียนเหตุผลของ adjustment ให้ชัดเจน
2. เลือก item และ lot เป้าหมาย
3. กรอกจำนวนที่เพิ่มหรือลด
4. ส่งเพื่อทบทวน
5. ให้ผู้อนุมัติทำขั้นตอนอนุมัติให้เสร็จ

เหตุใดเหตุผลจึงสำคัญ

Adjustment คือ exception flow หากเหตุผลคลุมเครือ ทีมภายหลังจะไม่สามารถรู้ได้ว่าสาเหตุมาจาก shrinkage การทิ้งของ ความเสียหาย หรือความผิดพลาดตอนลงทะเบียน

ใช้งาน Withdrawal

ลำดับสถานะของ Withdrawal

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• REJECTED
• CANCELLED

บริบทที่จำเป็นสำหรับ withdrawal

• วัตถุประสงค์
• item
• lot
• quantity
• memo

วิธีแยก Adjustment กับ Withdrawal

• แก้ยอดใน ledger -> Adjustment
• สต็อกออกจริงหรือถูกใช้งาน -> Withdrawal

หากใช้สองอย่างนี้ปะปนกัน การวิเคราะห์สาเหตุรากในภายหลังจะยากขึ้นมาก

เริ่ม Adjustment หรือ Withdrawal จากหน้าจอ Stock

ตารางหลักของ /stock สามารถเปิด flow ใด flow หนึ่งได้โดยตรงจากแถวของ item ที่มีปัญหา

ตัวอย่างการใช้งานที่เหมาะ

• เมื่อยอดใน lot กับของจริงไม่ตรงกัน
• เมื่อการใช้ภายในควรถูกบันทึกทันที
• เมื่อ lot ใกล้หมดอายุต้องถูกนำออกอย่างถูกต้อง

ใช้ Movement History เพื่อความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง

Movement History สามารถรวม

• search term
• วันที่เริ่ม / สิ้นสุด
• movement type

ตัวอย่าง movement types

• PURCHASE
• ADJUSTMENT
• WITHDRAWAL
• SALE
• TRANSFER
• CONSUMPTION
• R_WITHDRAWAL
• R_SALE
• R_TRANSFER
• R_CONSUMPTION

รูปแบบการปฏิบัติงานที่พบบ่อย

• เพิ่มขึ้นแบบฉับพลัน -> ตรวจ PURCHASE หรือประเภท recovery แบบ R_*
• ลดลงโดยไม่ทราบสาเหตุ -> ตรวจ WITHDRAWAL, SALE, CONSUMPTION
• แก้ยอดใน ledger อย่างเดียว -> ตรวจ ADJUSTMENT

เหตุใดการอนุมัติจึงสำคัญ

ทั้ง adjustment และ withdrawal สามารถถูกใช้งานในทางที่ผิดได้

• adjustment มากเกินไปอาจปกปิดการสูญเสีย
• withdrawal มากเกินไปอาจปกปิดการใช้งานที่ไม่เป็นทางการ

ดังนั้นการแยกผู้ขอออกจากผู้อนุมัติจึงเป็นนโยบายเริ่มต้นที่แข็งแรง

เคล็ดลับการใช้งาน

• หาก item ติดตามเป็นราย lot ให้เลือก lot เสมอ
• เคลียร์ adjustment และ withdrawal ที่ยังไม่อนุมัติให้หมดก่อนทบทวนการนับสต็อกสิ้นเดือน
• หากยังไม่ชัดว่าสาเหตุมาจากอะไร ให้ตรวจ Movement History ก่อนสร้างเอกสารความคลาดเคลื่อนใหม่
• อย่าเบิกสต็อกซ้ำด้วยตนเองอีกครั้งสำหรับ POS sale เดียวกัน

เอกสารที่เกี่ยวข้อง