ลงทะเบียนลูกค้าและผู้ป่วย

ส่วน Customer คือจุดเริ่มต้นหลักสำหรับจัดการทั้งลูกค้าและสัตว์เลี้ยง เจ้าหน้าที่หน้าร้านใช้ลำดับงานนี้เพื่อสร้างลูกค้าใหม่ ลงทะเบียนสัตว์เลี้ยง และดำเนินต่อไปยังการจองนัดหรือ การเช็กอินภายในวันเดียวกัน ได้ทันที

Note: เวิร์กโฟลว์การลงทะเบียนเริ่มต้นเป็นกระบวนการ 2 ขั้นตอน: customer information -> pet information หากความเร็วสำคัญกว่าความครบถ้วน ให้ใช้ Quick Mode ที่มุมขวาบนของ modal

ใครควรอ่านเอกสารนี้

• พนักงานต้อนรับและเจ้าหน้าที่หน้าร้าน
• ผู้ใช้ที่ลงทะเบียนลูกค้าและสัตว์เลี้ยงใหม่ครั้งแรก
• ผู้ใช้ที่ดูแลเคส walk-in หรือการลงทะเบียนแบบข้อมูลขั้นต่ำ

ก่อนเริ่มต้น

• ตรวจสอบว่าบริบทสาขาปัจจุบันถูกต้อง
• เตรียมอย่างน้อยชื่อลูกค้า เบอร์โทรศัพท์ และข้อมูลพื้นฐานของสัตว์เลี้ยง
• ตัดสินใจว่าจะระบุตัวลูกค้าด้วย Citizen ID หรือ Passport Number

เวิร์กโฟลว์การลงทะเบียนมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 1. เปิด modal ลงทะเบียนจาก Customer

เลือก Register New Customer ที่บริเวณด้านบนของแผงรายชื่อลูกค้า

โดยทั่วไป modal จะทำงานเป็น 2 ช่วง

• Step 1: ข้อมูลลูกค้า
• Step 2: ข้อมูลสัตว์เลี้ยง

ขั้นตอนที่ 2. กรอกข้อมูลลูกค้า

ฟิลด์หลักของลูกค้า ได้แก่

• ชื่อ-นามสกุล
• เบอร์โทรศัพท์
• อีเมล หรือ No email
• วิธีระบุตัวตน
  • Citizen ID
  • Passport Number

ฟิลด์เพิ่มเติมที่ใช้ได้เมื่อมีข้อมูล

• ช่องทางติดต่อสำรอง
• LINE ID
• ที่อยู่
• Remark
• รูปโปรไฟล์
• ความยินยอมด้านการตลาด

Tip: หากลูกค้าไม่มีอีเมล ให้ใช้ตัวเลือก No email เพื่อให้บันทึกรายการได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 3. กรอกข้อมูลสัตว์เลี้ยง

หลังจากบันทึกขั้นตอนลูกค้าแล้ว ให้ดำเนินต่อไปยังขั้นตอนสัตว์เลี้ยง ฟิลด์ที่สำคัญต่อการใช้งานจริง ได้แก่

• ชื่อสัตว์เลี้ยง
• ชนิดสัตว์
• สี
• เพศ
• วันเกิด
• สถานะทำหมัน

ข้อมูลเพิ่มเติมที่สามารถกรอกได้

• สายพันธุ์
• น้ำหนัก
• ตำหนิ
• หมายเลขไมโครชิป
• กรุ๊ปเลือด
• Remark
• เครื่องหมายเตือนพฤติกรรมก้าวร้าว
• รูปสัตว์เลี้ยง

Note: หากมีการกรอกหมายเลขไมโครชิป ระบบจะตรวจสอบรูปแบบข้อมูล หากเลขยังไม่ครบ ควรเว้นว่างไว้ก่อนแล้วค่อยเติมภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4. ตรวจสอบความสำเร็จหลังบันทึก

เมื่อการลงทะเบียนสำเร็จ รายชื่อลูกค้าจะ refresh และแสดงสถานะสำเร็จ ให้ตรวจสอบว่า

• ลูกค้าใหม่ปรากฏในรายการด้านซ้าย
• สัตว์เลี้ยงที่เพิ่งลงทะเบียนปรากฏใน detail workspace
• HN หรือข้อมูลโปรไฟล์พื้นฐานของผู้ป่วยถูกต้อง

ใช้ Quick Registration เมื่อต้องการ

เมื่อเคสเร่งด่วนหรือโปรไฟล์ยังไม่สมบูรณ์ ให้เปิด Quick Mode ที่ส่วนหัวของ modal แล้วกรอกข้อมูลขั้นต่ำใน flow เดียว

ตัวอย่างสถานการณ์ที่เหมาะกับ quick registration

• ผู้ป่วย walk-in ต้อง เช็กอิน ทันที
• เคสเร่งด่วน และการเข้าถึงการรักษาสำคัญกว่าความครบถ้วนของโปรไฟล์
• ทีมมีเพียงข้อมูลขั้นต่ำจากการจองทางโทรศัพท์

แม้อยู่ใน quick mode ฟิลด์หลักของลูกค้าและสัตว์เลี้ยงก็ยังสำคัญ เพียงแต่ flow ถูกบีบให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้นในรอบเดียว

Warning: Quick registration มักสร้างโปรไฟล์ที่ข้อมูลไม่ครบ ควรกำหนดให้การเติมโปรไฟล์ให้สมบูรณ์เป็นขั้นตอนติดตามหลังจบการรักษาหรือการชำระเงิน

สิ่งที่มักเกิดขึ้นต่อจากนี้

• หากผู้ป่วยต้องการการจอง ให้ดำเนินต่อไปที่
• หากผู้ป่วยควรเข้าสู่คิววันนี้ทันที ให้ใช้ Check In จาก workspace รายละเอียดลูกค้า
• หากทีมต้องตรวจสอบคำเตือน หนี้ค้าง หรือความครบถ้วนของโปรไฟล์ ให้ไปต่อที่

เอกสารที่เกี่ยวข้อง