ดำเนินงานจัดซื้อและรับสินค้าเข้า

AnyVet Smart ใช้เวิร์กโฟลว์ PR (Purchase Requisition) -> PO (Purchase Order) -> Receive เนื่องจากทีมจัดซื้อ ฝ่ายบริหาร และฝ่ายสต็อกใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน การเปลี่ยนสถานะจึงไม่ควรถูกข้ามแบบไม่มีหลักเกณฑ์

สรุป ขั้นตอนทั้งหมด

1. ผู้ร้องขอสร้าง PR
2. คำขอผ่านการทบทวนและเข้าสู่ SUBMITTED และ APPROVED
3. PR ที่อนุมัติแล้วถูกแปลงเป็น PO
4. เมื่อสินค้ามาถึง ทีมจะบันทึกจำนวนที่รับ เลข batch และวันหมดอายุ
5. ผลลัพธ์จะปรากฏในประวัติการรับของและยอดคงเหลือของสต็อก

ใช้งานหน้าจอ PR

เลือกบริบท PR ภายใน /stock/pr-po

ข้อมูลหลักของ PR

• วันที่และเวลาที่สร้าง
• หมายเลข PR
• ผู้ร้องขอ
• supplier ที่เชื่อมอยู่
• สถานะ

ลำดับสถานะของ PR

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• REJECTED
• CONVERTED
• FULLY_CONVERTED
• CANCELLED

ความหมายเชิงปฏิบัติ

• DRAFT: ยังไม่เข้าสู่การทบทวน
• SUBMITTED: รออนุมัติ
• APPROVED: พร้อมแปลงเป็น PO
• CONVERTED / FULLY_CONVERTED: ถูกเปลี่ยนเป็นงาน PO บางส่วนหรือทั้งหมดแล้ว
• REJECTED: ต้องแก้ไข
• CANCELLED: ไม่ใช้งานแล้ว

Action ทั่วไปของ PR

• เปิดรายละเอียด
• แก้ไข draft
• เปลี่ยนสถานะ
• แปลง PR ที่ approved เป็น PO

Warning: เมื่อ PR พ้นจากสถานะ draft ไปแล้ว traceability มักดีกว่าหากทีมสร้างคำขอใหม่หรือจัดการปัญหาผ่าน conversion logic แทนการแก้ PR เดิมหนัก ๆ

ใช้งานหน้าจอ PO

สลับพื้นที่ /stock/pr-po เดียวกันไปยังบริบท PO

ข้อมูลหลักของ PO

• วันที่และเวลาที่สร้าง
• หมายเลข PO
• หมายเลข PR ที่เชื่อมอยู่
• supplier
• สถานะ

ลำดับสถานะของ PO

• DRAFT
• SUBMITTED
• APPROVED
• PARTIALLY_RECEIVED
• RECEIVED
• CANCELLED

ความหมายเชิงปฏิบัติ

• APPROVED: สั่งซื้อแล้วและกำลังรอของมาถึง
• PARTIALLY_RECEIVED: ได้รับของมาเพียงบางส่วน
• RECEIVED: รับของครบแล้ว

พฤติกรรมสำคัญของ PO

การทำเครื่องหมายว่า PO received ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยน ป้ายชื่อ แต่จะนำไปสู่กระบวนการรับของจริง

ประมวลผล Receiving

การรับของเกิดขึ้นใน /stock/add-receive/[poId]

สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อน

• หมายเลข PO
• supplier
• จำนวน items ทั้งหมด
• จำนวนที่รับครบแล้ว
• จำนวนที่รับบางส่วน
• จำนวน item ที่ยังค้าง

ฟิลด์หลักระดับ item สำหรับ receiving

• จำนวนที่รับ
• batch number
• expiry date

กฎของการรับของ

• บันทึกจำนวนที่รับจริง แม้จะน้อยกว่าที่สั่ง
• สำหรับยาและรายการที่ไวต่อวันหมดอายุ ควรกรอก batch และ expiry ทุกครั้งที่ทำได้
• จำนวนที่ค้างสามารถรับเพิ่มใน receiving รอบถัดไปได้

การรับเกินจำนวน

หากจำนวนที่กรอกมากกว่าจำนวนที่ยังค้าง ระบบจะเตือนเรื่อง over-receiving

Warning: การรับเกินจำนวนทำให้ข้อมูลซื้อและมูลค่าสินค้าคงคลังคลาดเคลื่อน ควรตรวจให้แน่ชัดก่อนว่าความต่างนี้มาจากความผิดพลาดของ supplier โบนัสสินค้า หรือหน่วยนับไม่ตรงกัน

ทบทวนประวัติ Receive Order

/stock/receive-order คือประวัติการรับของที่เสร็จสิ้นแล้ว

สถานการณ์ที่มีประโยชน์

• ยืนยันว่า PO ถูกรับของเมื่อใด
• ตรวจว่าข้อมูล batch หรือ expiry ตกหล่นหรือไม่
• ทบทวนรูปแบบการส่งมอบล่าช้าหรือรับไม่ครบ
• ตามหาสาเหตุที่สต็อกเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างการแบ่งบทบาท

Reception / staff

• อาจเป็นผู้สร้าง PR
• มักเน้นการแจ้งของขาดมากกว่าการอนุมัติ

Hospital admin

• อนุมัติ PR
• ทบทวนเงื่อนไข supplier
• ยืนยัน POs

หัวหน้าสต็อกหรือเจ้าหน้าที่รับผิดชอบ

• เทียบของจริงกับ PO
• กรอก batch และ expiry
• ตัดสินใจเรื่อง partial หรือ over-receiving

เคล็ดลับการใช้งาน

• การใช้หน่วยที่ถูกต้องตั้งแต่ขั้น PR ช่วยลดความผิดพลาดใน receiving ภายหลัง
• เมื่อมี PO แล้ว อย่าเปลี่ยนเงื่อนไข supplier แบบไม่เป็นทางการโดยไม่แก้ข้อมูลในระบบ
• สต็อกที่ต้องดูวันหมดอายุควรถูกกรอก expiry ตั้งแต่ตอนรับของ เพื่อให้ widgets แจ้งเตือนทำงานได้ถูกต้อง

เอกสารที่เกี่ยวข้อง