ติดตามสต็อกและจัดการแคตตาล็อก
พื้นที่ /stock คือศูนย์ปฏิบัติการสำหรับทั้งสต็อกปัจจุบันและข้อมูลอ้างอิง โดยเชื่อม Stock, Items, Services, Supplier, Brand และ Category ไว้ในกลุ่มเมนู inventory เดียว
คู่มือนี้ครอบคลุมอะไรบ้าง
- วิธีมองหาความเสี่ยงของสต็อกอย่างรวดเร็วจาก แดชบอร์ด
- วิธีทบทวนและปรับสต็อกแบบ lot-based
- จุดที่ใช้ดูแลข้อมูล item, service, supplier, brand และ category
- สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนทำ import และ export
สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนใน Stock Hub
หน้าหลัก /stock คือหน้าติดตามงานประจำวัน
Top widgets
Expiring Soon: lot ที่จะหมดอายุใน 30 วันข้างหน้าLow Stock: รายการที่ต่ำกว่าระดับ reorderTotal Items: จำนวนรายการ inventory ปัจจุบันTotal Value: มูลค่าทรัพย์สินโดยประมาณตามจำนวนคงเหลือและต้นทุนของ lot
เหตุผลทั่วไปที่เปิดหน้านี้
- ตรวจสอบก่อนเริ่มวันทำงาน
- ตรวจ balance และวันหมดอายุของ lot ก่อนจ่ายยาหรือทำ treatment
- ตัดสินใจว่าต้องจัดซื้อหรือไม่
- สืบหาสาเหตุของรายงานความคลาดเคลื่อนของสต็อก
กลยุทธ์การค้นหาและกรอง
ช่องค้นหาจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อใช้ร่วมกับการควบคุม category
Filters หลัก
- ค้นหาชื่อ item
- category ตัวกรอง
Show Depleted Lots- ลำดับการเรียง
เมื่อใดควรเปิด Show Depleted Lots
- เมื่อต้องเห็น lot ในอดีต
- เมื่อตรวจเรื่องวันหมดอายุหรือการกำจัดของ lot ที่ยอดเป็นศูนย์
- เมื่อต้องยืนยันว่า lot หมดจริงก่อนลบ
เหตุใด category ตัวกรอง จึงสำคัญ
ในสภาพแวดล้อมที่มีทั้งยา สินค้าขายปลีก และสต็อกชนิดอื่น การกรองตาม category มักเชื่อถือได้กว่าการค้นหาด้วยข้อความอย่างเดียว
สิ่งที่ Stock Table รองรับ
ตาราง stock ออกแบบมาสำหรับการทำงานแบบ lot-based แม้ item เดียวกันมีหลาย lot ก็ต้องจัดการแยกกัน
คอลัมน์หลัก
- category
- item name
- lot count
- selling price
- minimum stock
- status
- total remaining quantity
Action ระดับแถวที่ใช้บ่อย
- เปิดรายละเอียด lot
- แก้ไขข้อมูล lot
- ลบ lot
- เริ่ม
Adjustment - เริ่ม
Withdrawal
Warning: การลบ lot ไม่ได้ลบแค่ความรกบนหน้าจอ แต่ลบหลักฐาน inventory ด้วย ในการปฏิบัติงานจริง
AdjustmentหรือWithdrawalมักปลอดภัยกว่าการลบ
เมื่อใดควรใช้ Import / Export
หน้าหลักของ Stock มีทั้ง Export และ Import
Export เหมาะสำหรับ
- การประชุมทบทวนสต็อกรายเดือน
- การแชร์ข้อมูลกับฝ่ายจัดซื้อหรือการเงิน
- การเก็บ snapshot ก่อนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่
ตรวจสอบก่อน import
- มาตรฐาน category และ supplier ถูกสร้างไว้แล้ว
- item นั้นจำเป็นต้องติดตามแบบ lot จริงหรือไม่
- ไม่มีชื่อหรือ barcode ซ้ำ
- ทีมเข้าใจชัดว่า import นี้เป็นของ products หรือ services
Items: ข้อมูลหลักของสินค้า
/stock/items คือที่ดูแล definition ของ item ซึ่งท้ายที่สุดจะไปเชื่อมกับสต็อกจริง
ฟิลด์ที่พบบ่อย
- item type
- ชื่อหลักและชื่อแสดงในคลินิก
- barcode
- unit และ stock unit
- POS active flag
- สถานะ active / inactive
- คุณสมบัติเฉพาะของยาเมื่อเกี่ยวข้อง
กฎการใช้งาน
- รักษาชื่อ item มาตรฐานให้คงที่ แม้เจ้าหน้าที่จะมีชื่อเรียกเล่นต่างกัน
- หากใช้การรับของด้วย barcode ต้องผ่านการตรวจซ้ำก่อนบันทึก
- อย่าปะปน stock items กับ service items
Services: แคตตาล็อกบริการ
/stock/services ใช้จัดการบริการที่คิดเงินได้แต่ไม่เชื่อมกับสต็อก เช่น หัตถการ การวินิจฉัย wellness และบริการปฏิบัติการอื่น ๆ
ฟิลด์บริการที่พบบ่อย
- service type
- price
- fee หรือ settlement rule
- การแสดงผลใน POS
- สถานะ active / inactive
เหตุใดคุณภาพของ service catalog จึงสำคัญ
หากบริการถูกทำให้เป็นมาตรฐานที่นี่ OPD Plan, POS และ reporting จะใช้ฐานอ้างอิงเดียวกันได้
Supplier, Brand และ Category
เมนูย่อยเหล่านี้เป็นฐานการจัดประเภทของงานสต็อก
Supplier
- ลงทะเบียน vendor สำหรับการจัดซื้อ
- ติดตามข้อมูลติดต่อ ภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน
- จัดการความสัมพันธ์ supplier-to-brand
Brand
- มาตรฐานแบรนด์ของคลินิก
- ตรรกะการเชื่อมระหว่าง supplier กับ items
Category
- โครงสร้างการจัดหมวดสำหรับยา product retail อาหาร และกลุ่มที่คล้ายกัน
- เป็นข้อมูลต้นทางของการกรองตาม category บนหน้าหลัก Stock
ลำดับการทำงานที่แนะนำ
- กำหนด
CategoryและBrandก่อน - ลงทะเบียน
Supplierและจัดเงื่อนไขการชำระเงินให้สอดคล้อง - สร้าง
ItemsและServices - เติมสต็อกจริงผ่านการรับของจาก PO หรือการ import ครั้งแรก
- ติดตามสถานะของ lot อย่างต่อเนื่องจาก
/stock
ความผิดพลาดที่พบบ่อย
- สร้าง items ซ้ำที่ชื่อคล้ายกันเล็กน้อย
- ลงทะเบียน service เป็น item หรือ item เป็น service
- ลบ lot ทั้งที่การปฏิบัติงานจริงควรเป็นการ withdrawal
- คิดว่า lot เก่าหายไป ทั้งที่เป็นเพราะ lot ที่หมดแล้วถูกซ่อนไว้